Cuando la automatización es rentable desde el primer mes: guía rápida para dirección financiera y operaciones
Hay una pregunta que aparece en cualquier comité de dirección: “¿Cuándo se recupera la inversión?” En automatización de procesos (RPA, automatización documental e IA aplicada), en muchas empresas la respuesta es clara: el impacto económico se nota ya en el primer cierre mensual.
En Viacore trabajamos con una premisa exigente: si una automatización no mueve la aguja en costes, tiempos o calidad desde el inicio, el proyecto no está bien planteado. Cuando el proceso se elige bien, el ROI deja de ser una promesa y se convierte en una cifra concreta.
En 3 ideas clave
- Procesos con volumen, reglas claras y picos de trabajo pueden generar ahorro medible en el primer mes.
- El impacto se traduce en horas liberadas, menos errores y ciclos de cierre más cortos, no solo en “robots” funcionando.
- Con pocos datos (volumen, tiempo por operación, excepciones) se puede estimar si el ROI llega en 30 días.
Por qué el ROI puede ser inmediato (y cómo se mide)
La automatización es especialmente rentable cuando el proceso tiene volumen repetitivo, reglas claras, coste oculto por error y picos de trabajo (cierres, campañas, temporadas). En ese contexto, el ahorro no se diluye: se traduce en horas liberadas, errores evitados y ciclos más cortos desde el primer mes.
En Viacore acompañamos a medianas y grandes empresas en la identificación de esos procesos, combinando RPA, automatización documental e integración entre sistemas para convertir trabajo manual en procesos controlados. Nuestro enfoque es siempre económico: coste actual, coste automatizado y ahorro neto mes a mes.
Tres procesos que suelen pagarse en 30 días
1) Facturas: el cierre que ya sale más barato
- Situación de partida: 1.200 facturas/mes, 6 minutos por factura, unas 120 horas de trabajo (2.640 €/mes a 22 €/hora interna).
- Con automatización documental (RPA + extracción + validaciones) es frecuente reducir el esfuerzo en torno al 70%, bajando a 36 horas (792 €).
- Si el coste mensual de automatización ronda los 800 €, el ahorro neto se sitúa alrededor de 1.048 € desde el primer mes.
ROI estimado: más del 130% en el primer mes, con equipo centrado en excepciones y no en teclear datos.
Resumen rápido facturas
Escenario | Antes (€/mes) | Después (€/mes) | Coste automatización | Ahorro neto 1er mes |
Gestión de facturas | 2.640 € | 792 € | 800 € | 1.048 € |
2) Conciliación bancaria: de cierre eterno a cierre controlado
- Situación de partida: 2.500 movimientos bancarios/mes, 1 minuto por movimiento, unas 41,7 horas mensuales (917 €/mes).
- Con un motor de conciliación automática que cubre alrededor del 85%, el tiempo humano cae a unas 6,25 horas (aprox. 138 €).
- Con un coste mensual de automatización de unos 260 €, el ahorro neto en el primer mes se sitúa alrededor de 519 €.
ROI estimado: cercano al 200% en el primer mes, con cierres más rápidos, tesorería más controlada y menos riesgo operativo.
3) Backoffice operativo: más capacidad sin contratar
- Situación de partida: 25 solicitudes/día, 8 minutos por solicitud, 22 días/mes; unas 73,3 horas (1.612 €/mes).
- Automatizando el circuito (RPA + plantillas + integración), una reducción del 60% es frecuente: unas 29,3 horas (645 €).
- Con un coste mensual de automatización de unos 510 €, el ahorro neto del primer mes ronda los 457 €.
ROI estimado: cercano al 90% desde el primer mes, con mejor tiempo de respuesta y más capacidad para absorber volumen sin crecer en estructura.
Resultados que importan a dirección
La automatización rentable no se mide por “tener robots”, sino por resultados de negocio. Los indicadores que miramos con nuestros clientes son:
- Horas liberadas: capacidad real sin necesidad de nuevas contrataciones.
- Errores evitados: menos retrabajo, menos incidencias y menos coste oculto.
- Ciclos más cortos: cobro antes, cierres antes, mejor control de tesorería.
- Coste operativo menor: menos tareas manuales, menos tiempos muertos y procesos más predecibles.
En otras palabras: automatizar es una decisión de margen, no solo de tecnología.
¿Quieres saber si tu proceso se paga en 30 días?
En Viacore hemos visto que, cuando el proceso es el adecuado, el retorno puede llegar en semanas o pocos meses, y en muchos casos ya en el primer cierre. Hemos aplicado este enfoque en ámbitos como facturación, conciliación bancaria, backoffice operativo y logística de última milla con impacto directo en coste y servicio.
Desde Viacore, con tres datos muy sencillos: volumen mensual, tiempo por operación y porcentaje de excepciones, te devolvemos un cálculo rápido con tres escenarios (conservador, realista y agresivo). A partir de ahí, te proponemos qué proceso automatizar primero para que veas ROI en el primer mes y cómo encajarlo en tu hoja de ruta de automatización.
