McDonald's Cantabria, gestionado por Arieli Global, ha logrado reducir un 80% el tiempo invertido en la gestión documental de los cinco restaurantes que tiene en la región.
La incorporación de RPA Document, un software desarrollado por Viacore IT que gestiona y digitaliza procesos de back office mediante inteligencia artificial, ha permitido a la empresa optimizar sus procesos administrativos, mejorar la precisión y aumentar la eficiencia operativa.
Desde la implantación de RPA Document, Arieli Global ha logrado procesar 1.900 documentos en seis meses, con una media de 320 documentos al mes introducidos automáticamente en su ERP corporativo. Además, el robot software elimina por completo los errores humanos. Una tasa éxito del 100% unida a la optimización del tiempo tiene como resultado una importante mejora del control financiero y un impacto positivo en la gestión de la empresa.
Antes de la implantación de RPA Document, Arieli Global enfrentaba varios desafíos en la gestión de documentos administrativos. El procesamiento y validación manual generaba una alta carga operativa, con problemas de interpretación, mecanografía y conciliación de datos que provocaban errores humanos. Además, la falta de trazabilidad dificultaba la organización y el acceso rápido a documentos, lo que daba lugar a procesos lentos que desviaban a los profesionales de tareas estratégicas.
RPA Document reduce los costes operativos
Ahora, además del notable ahorro del tiempo que dedicaban a gestionar facturas, también se han reducido los costes operativos. Así, el equipo de Administración puede concentrar su atención en tareas de mayor valor añadido para la compañía, con un consecuente aumento de la eficiencia y los beneficios.
RPA Document se implanta en los propios sistemas ERP de cada empresa, de manera que la integración con las herramientas corporativas de McDonald’s se ha llevado a cabo sin necesidad de modificar los sistemas actuales.
Además, es capaz de adaptarse a nuevos formatos sin configuración manual, lo que permite añadir nuevas tipologías de documentos e ir adaptando la herramienta en función de las necesidades futuras. Asimismo, la implementación de flujos de aprobación personalizados mediante la asignación de responsables para la validación y la firma digital de documentos otorga una mayor seguridad y control del software.
Este caso de éxito reafirma el valor de la digitalización en la gestión documental y demuestra que tanto grandes como pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de esta solución que Viacore IT adapta a medida de las necesidades de cada cliente.
